⚠️
Quan trọng — Thời hạn 30 ngày: Theo Nghị định 158/2025/NĐ-CP, hộ kinh doanh có phát sinh lao động thuộc diện BHXH bắt buộc phải nộp hồ sơ đăng ký trong vòng 30 ngày kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ. Trễ hạn có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về BHXH.
1. Mã Đơn Vị BHXH Là Gì? Dùng Để Làm Gì?
Mã đơn vị bảo hiểm xã hội (BHXH) là mã số định danh duy nhất do cơ quan BHXH cấp cho đơn vị sử dụng lao động (doanh nghiệp, hộ kinh doanh, tổ chức...) khi lần đầu đăng ký tham gia BHXH cho người lao động.
Mã đơn vị BHXH được sử dụng để:
- Kê khai và nộp hồ sơ tham gia, điều chỉnh, chốt sổ BHXH cho người lao động
- Nộp tiền BHXH qua ngân hàng hoặc online — mã đơn vị là căn cứ đối chiếu
- Tra cứu thông tin, thực hiện các giao dịch điện tử trên cổng BHXH Việt Nam
- Quản lý dữ liệu BHXH giữa hộ kinh doanh với cơ quan BHXH
💡
Lưu ý về mã số: Theo Khoản 1 Điều 8 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, mỗi doanh nghiệp được cấp mã số doanh nghiệp đồng thời là mã số thuế và mã số đơn vị tham gia BHXH. Riêng với hộ kinh doanh: mã đơn vị BHXH là mã số riêng biệt do cơ quan BHXH cấp, không phải mã số thuế — cần phân biệt rõ để tránh nhầm lẫn.
2. Hồ Sơ Đăng Ký BHXH Lần Đầu Cho Hộ Kinh Doanh 2026
Theo hướng dẫn mới nhất tại Nghị định 158/2025/NĐ-CP và Quyết định 490/QĐ-BHXH, hộ kinh doanh cần chuẩn bị bộ hồ sơ sau:
Phía Hộ Kinh Doanh (Chủ đơn vị) Chuẩn Bị:
📋 Mẫu TK3-TS
Tờ Khai Đơn Vị Tham Gia BHXH, BHYT
Điền thông tin hộ kinh doanh, người đại diện, địa chỉ, mã số thuế. Ban hành kèm Quyết định 490/QĐ-BHXH ngày 28/3/2023.
📊 Mẫu D02-LT
Báo Cáo Tình Hình Sử Dụng Lao Động
Danh sách NLĐ tham gia BHXH, BHYT, BHTN — gồm họ tên, ngày sinh, CCCD, mức lương đóng. Ban hành kèm QĐ 1040/QĐ-BHXH ngày 18/8/2020.
Phía Người Lao Động Nộp Cho Hộ Kinh Doanh:
👤 Mẫu TK1-TS
Tờ Khai Tham Gia BHXH, BHYT (Cá Nhân)
Người lao động tự khai thông tin cá nhân lần đầu tham gia BHXH. Ban hành kèm Quyết định 490/QĐ-BHXH ngày 28/3/2023.
🏥 Phụ lục 03
Giấy Tờ Quyền Lợi BHYT Cao Hơn (Nếu Có)
Bổ sung khi NLĐ thuộc diện hưởng BHYT cao hơn mức thông thường. Theo Phụ lục 03 QĐ 948/QĐ-BHXH ngày 05/6/2023.
✅
Lưu ý chuẩn bị hồ sơ: Nếu HKD chỉ có chủ hộ, không có lao động: chỉ cần TK1-TS (cá nhân) + TK3-TS (đơn vị). Nếu NLĐ đã có mã số BHXH từ trước: không cần khai lại TK1-TS, chỉ cần cập nhật thông tin. Tải mẫu miễn phí tại cổng BHXH Việt Nam.
3. Video Hướng Dẫn Đăng Ký BHXH Lần Đầu Qua I-VAN Vin-BHXH
Xem video hướng dẫn chi tiết từng bước đăng ký cấp mã BHXH lần đầu online qua phần mềm I-VAN vin-bhxh dành riêng cho hộ kinh doanh và doanh nghiệp:
4. Sáu Bước Đăng Ký Cấp Mã BHXH Online Qua I-VAN Vin-BHXH
I-VAN vin-bhxh là phần mềm kê khai BHXH điện tử được BHXH Việt Nam ủy quyền, cho phép HKD đăng ký và giao dịch hoàn toàn online, không cần đến cơ quan BHXH. Thực hiện theo 6 bước sau:
1
📁 Chuẩn Bị Hồ Sơ Và Chữ Ký Số
Chuẩn bị đầy đủ mẫu TK3-TS, D02-LT, TK1-TS đã điền thông tin. Scan hoặc chụp Giấy chứng nhận ĐKKD thành file PDF (dưới 3MB). Đảm bảo có chữ ký số (USB token hoặc ký số qua VNeID) để ký điện tử hồ sơ.
💡 Chưa có chữ ký số? Đăng ký tại các nhà cung cấp được BHXH ủy quyền như: VNPT-CA, Viettel-CA, BKAV-CA, One-CA... hoặc dùng VNeID mức 2.
2
🌐 Đăng Nhập Phần Mềm I-VAN Vin-BHXH
Truy cập phần mềm I-VAN vin-bhxh → Đăng ký tài khoản mới nếu chưa có (nhập MST, email, số điện thoại) → Đăng nhập → Chọn mục "Doanh nghiệp" → Chọn "Đăng ký, thay đổi bổ sung, ngừng tham gia GDĐT với CQ BHXH" → Chọn "Đăng ký mới".
⚠️ Chỉ những đơn vị tại địa bàn mới có thể xin cấp mã đơn vị qua phần mềm. Nếu không tìm thấy tùy chọn, liên hệ cơ quan BHXH quận/huyện để được hỗ trợ.
3
✏️ Kê Khai Thông Tin Đơn Vị
Tích chọn ô "Tham gia BHXH lần đầu" → Điền đầy đủ thông tin HKD: tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện, số điện thoại → Tải lên file PDF Giấy ĐKKD → Tại ô "Tên đơn vị" ghi rõ: "Đề nghị cấp mã cho đơn vị tham gia lần đầu – [Tên HKD theo ĐKKD]" → Nhấn "Lưu".
💡 Điền chính xác tên HKD theo đúng Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh — sai tên có thể bị từ chối hồ sơ.
4
👥 Kê Khai Danh Sách Lao Động
Nhập thông tin người lao động theo mẫu D02-LT: họ tên đầy đủ, ngày sinh, số CCCD, chức danh, mức lương đóng BHXH, loại hợp đồng → Nếu NLĐ đã có mã BHXH: nhập mã để hệ thống tự điền thông tin → Kiểm tra lại toàn bộ → Nhấn "Lưu".
💡 Mức lương đóng BHXH tối thiểu từ 01/7/2026: không thấp hơn mức lương tham chiếu (2.340.000đ/tháng). Tối đa: 20 lần mức tham chiếu (46.800.000đ/tháng).
5
✅ Ký Điện Tử Và Gửi Hồ Sơ
Trong danh sách hồ sơ → Nhấn "Chỉnh sửa" → Ký điện tử bằng chữ ký số USB token hoặc VNeID → Nhấn "Gửi hồ sơ". Hệ thống gửi email xác nhận từ cơ quan BHXH → Mở email → Nhấn vào link kích hoạt xác thực giao dịch điện tử.
⚠️ Bắt buộc hoàn tất xác thực email trong 24 giờ. Nếu không kích hoạt, hồ sơ sẽ bị hủy và phải nộp lại từ đầu.
6
📧 Nhận Mã Đơn Vị BHXH Qua Email
Sau 2–5 ngày làm việc, cơ quan BHXH duyệt hồ sơ và gửi mã đơn vị BHXH về email đã đăng ký. Nhập mã đơn vị vào phần mềm vin-bhxh/iBH để bắt đầu kê khai tháng đầu tiên. Lưu mã đơn vị BHXH ở nơi an toàn — dùng cho tất cả giao dịch BHXH sau này.
💡 Sau khi nhận mã, HKD có thể thực hiện: báo tăng/giảm lao động, cấp sổ BHXH và thẻ BHYT, đóng tiền BHXH hằng tháng qua ngân hàng online.
🎬
Xem thêm video hướng dẫn chi tiết từng bước trên giao diện phần mềm I-VAN vin-bhxh: Video bên dưới hướng dẫn trực quan từ bước đăng nhập đến khi nhận mã đơn vị BHXH thành công.
5. Mức Đóng BHXH Hộ Kinh Doanh 2026
Mức đóng BHXH với chủ HKD và người lao động hoàn toàn khác nhau về cách tính và tỷ lệ. Căn cứ Luật BHXH 2024, Nghị định 158/2025/NĐ-CP và Nghị định 188/2025/NĐ-CP:
🏪 Bảng 1 — Chủ Hộ Kinh Doanh (Tự Đóng Toàn Bộ 29,5%)
💡
Chủ HKD không có quan hệ lao động với bản thân nên tự đóng toàn bộ 29,5% — không chia NLĐ/NSDLĐ. Tiền lương căn cứ đóng do chủ HKD tự chọn trong biên độ quy định.
| Quỹ Bảo Hiểm | Tỷ Lệ | Người Đóng | Căn Cứ Pháp Lý |
|---|---|---|---|
| Hưu trí & Tử tuất | 22% | Chủ HKD tự đóng toàn bộ | Điều 33 Luật BHXH 2024 |
| Ốm đau & Thai sản | 3% | Chủ HKD tự đóng toàn bộ | Điều 33 Luật BHXH 2024 |
| Bảo hiểm y tế (BHYT) | 4,5% | Chủ HKD tự đóng toàn bộ | Điều 6 NĐ 188/2025/NĐ-CP |
| Tổng cộng | 29,5% | Chủ HKD tự đóng toàn bộ | CV 351/BHXH-QLT |
💰 MỨC ĐÓNG TỐI THIỂU/THÁNG
690.300đ
= 2.340.000đ × 29,5%
(mức tham chiếu × tỷ lệ)
(mức tham chiếu × tỷ lệ)
📈 MỨC ĐÓNG TỐI ĐA/THÁNG
13.806.000đ
= 46.800.000đ × 29,5%
(20 × mức tham chiếu × tỷ lệ)
(20 × mức tham chiếu × tỷ lệ)
👥 Bảng 2 — Người Lao Động Có Hợp Đồng (Tổng 32% — Chia 2 Bên)
💡
Khi HKD có người lao động ký HĐLĐ ≥1 tháng, nghĩa vụ đóng BHXH chia ra: NLĐ đóng 10,5% (trừ vào lương) + Chủ HKD nộp thay 21,5% (chi phí của HKD) = tổng 32% trên lương đóng BHXH của NLĐ.
| Quỹ Bảo Hiểm | NLĐ Đóng | Chủ HKD Đóng Thay | Tổng |
|---|---|---|---|
| Hưu trí & Tử tuất | 8% | 14% | 22% |
| Ốm đau & Thai sản | 0% | 3% | 3% |
| Tai nạn LĐ – Bệnh nghề nghiệp | 0% | 0,5% | 0,5% |
| Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) | 1% | 1% | 2% |
| Bảo hiểm y tế (BHYT) | 1,5% | 3% | 4,5% |
| Tổng cộng | 10,5% (trừ vào lương NLĐ) |
21,5% (HKD chi thêm) |
32% |
📌
Lưu ý mức lương đóng BHXH của NLĐ: Lương làm căn cứ đóng BHXH tối thiểu = mức lương tối thiểu vùng (không thấp hơn). Tối đa = 20 lần mức tham chiếu (46.800.000đ). Mức BHTN tối đa = 20 lần lương tối thiểu vùng cao nhất.
⏰
Hạn đóng tiền BHXH: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo ngay sau chu kỳ đóng (ví dụ: đóng tháng 4 thì hạn là 31/5/2026). Nộp trễ bị tính lãi chậm đóng theo quy định. Có thể chọn đóng theo tháng, 3 tháng hoặc 6 tháng một lần để giảm số lần giao dịch.
6. Hỏi & Đáp — Những Thắc Mắc Phổ Biến Nhất
Hộ kinh doanh không có lao động (chỉ chủ hộ) có phải đăng ký BHXH không?
▾
Có. Từ 01/7/2025, chủ hộ kinh doanh đã đăng ký kinh doanh thuộc diện BHXH bắt buộc — kể cả khi không có lao động. Chủ HKD tự đăng ký trực tiếp với cơ quan BHXH. Hồ sơ chỉ cần: TK1-TS (tờ khai cá nhân) + TK3-TS (tờ khai đơn vị). Mức đóng tối thiểu 690.300đ/tháng (29,5% × 2.340.000đ mức tham chiếu). Gồm: Hưu trí & Tử tuất 22% + Ốm đau & Thai sản 3% + BHYT 4,5% = 29,5% tự đóng toàn bộ.
Hộ kinh doanh có thể không dùng I-VAN mà nộp hồ sơ trực tiếp không?
▾
Được. HKD có thể nộp hồ sơ theo 3 cách: (1) Trực tiếp tại BHXH tỉnh/Trung tâm Hành chính công; (2) Trực tuyến qua I-VAN vin-bhxh, Cổng DVC Quốc gia hoặc Cổng BHXH điện tử (cần chữ ký số); (3) Gửi bưu điện đến cơ quan BHXH khu vực. Tuy nhiên, hiện cơ quan BHXH ưu tiên xử lý hồ sơ điện tử nhanh hơn — khuyến nghị nộp online qua I-VAN.
Sau khi nhận mã đơn vị BHXH, HKD phải làm gì tiếp theo?
▾
Sau khi nhận mã đơn vị BHXH, HKD cần: (1) Nhập mã vào phần mềm vin-bhxh/iBH để bắt đầu kê khai; (2) Thực hiện báo tăng lao động để đăng ký BHXH chính thức cho từng NLĐ; (3) Nộp tiền BHXH tháng đầu tiên qua ngân hàng online hoặc cổng BHXH (hạn: cuối tháng sau); (4) Nhận sổ BHXH và thẻ BHYT cho NLĐ (trong 5 ngày làm việc từ khi hồ sơ được duyệt).
HKD bị phạt bao nhiêu nếu không đăng ký BHXH đúng hạn?
▾
Theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP (sửa đổi bổ sung): Không đóng BHXH cho NLĐ bị phạt từ 12% đến 15% tổng số tiền phải đóng BHXH tại thời điểm lập biên bản vi phạm. Tối đa không vượt 75 triệu đồng với cá nhân, 150 triệu đồng với tổ chức. Ngoài phạt tiền, còn bị buộc truy đóng đủ BHXH và nộp lãi chậm đóng 0,03%/ngày trên số tiền chậm đóng.
Từ 12/5/2025 sáp nhập cơ quan BHXH huyện, HKD nộp hồ sơ ở đâu?
▾
Từ 12/5/2025, cả nước chỉ còn 34 cơ quan BHXH khu vực sau khi sáp nhập cấp huyện. HKD cần tra cứu lại địa chỉ cơ quan BHXH mới nơi quản lý địa bàn HKD hoạt động để nộp hồ sơ trực tiếp (nếu cần). Tuy nhiên, nộp online qua I-VAN vin-bhxh thì không cần quan tâm đến địa bàn — hệ thống tự phân loại đến đúng cơ quan BHXH quản lý.
📚 Tài Liệu Liên Quan — Quản Lý HKD Đầy Đủ Với SofiPOS
⚖️
🛡️
📱
✅
🧾
🛒
📒
🏦
NĐ 68/2026 — Chính Sách Thuế HKD 2026
4 nhóm · PP1/PP2 · Ngưỡng 500tr
Công Cụ Tính BHXH HKD Miễn Phí
Nhập lương → tính ngay mức đóng BHXH
Kê Khai Thuế eTax Mobile 2026
5 bước · Cổng DVC · 4 lỗi thường gặp
Checklist HKD Mới — 8 Bước 2026
Đăng ký · Sổ · HĐDT · eTax · BHXH
Hóa Đơn Điện Tử HKD 2026
Đăng ký · Từ máy tính tiền · NĐ 70/2025
SofiPOS — POS + HĐDT + Kê Khai Thuế
Tích hợp CQT · Nhắc hạn · Dùng thử
7 Mẫu Sổ Kế Toán HKD TT 152/2025
S1a–S2e · Nhóm nào dùng sổ nào
Mẫu 01/BK-STK Thông Báo TK Ngân Hàng
5 bước · Video · Tải mẫu miễn phí
📰 Căn cứ pháp lý:
1. Nghị định 158/2025/NĐ-CP — Quy định mới về BHXH cho HKD, thời hạn 30 ngày đăng ký
2. Luật Bảo hiểm xã hội 2024 · Quyết định 490/QĐ-BHXH ngày 28/3/2023 (Mẫu TK3-TS, TK1-TS)
3. Quyết định 1040/QĐ-BHXH ngày 18/8/2020 (Mẫu D02-LT) · Quyết định 948/QĐ-BHXH ngày 05/6/2023
4. Nghị định 12/2022/NĐ-CP — Xử phạt vi phạm hành chính về lao động, BHXH
5. Nguồn tham khảo: ebh.vn · ibh.ivan.vn · thuvienphapluat.vn
1. Nghị định 158/2025/NĐ-CP — Quy định mới về BHXH cho HKD, thời hạn 30 ngày đăng ký
2. Luật Bảo hiểm xã hội 2024 · Quyết định 490/QĐ-BHXH ngày 28/3/2023 (Mẫu TK3-TS, TK1-TS)
3. Quyết định 1040/QĐ-BHXH ngày 18/8/2020 (Mẫu D02-LT) · Quyết định 948/QĐ-BHXH ngày 05/6/2023
4. Nghị định 12/2022/NĐ-CP — Xử phạt vi phạm hành chính về lao động, BHXH
5. Nguồn tham khảo: ebh.vn · ibh.ivan.vn · thuvienphapluat.vn